公司文件红头格式什么字什么号(公司文件红头格式)

最近到学校查看防疫情况,在查阅资料时,发现很多好做法,也有一些问题,现在列成清单,请学校对照完善。当然,这里是提供借鉴,具体怎么做,还结合学校实际情况。防疫工作材料中,当然包括学校内部印发的文件和通知。学校印发的通知,大多排版没有统一格式,字体、字号都不一样,看起来比较乱。

要知道,对于公文,国家有统一格式。 2012年,国家发布了最新的《党政机关公文格式》,并指出:适用于各级党政机关制发的公文,其他机关和单位的公文可以参照执行。 作为一项国家标准,当然规定得比较细致。如果你有耐心,可网搜一下标准的全文看。这里总结一下最常用的要点,并提出自己的建议,供大家参考。这份清单不会增加整理文件资料的工作量,反而让大家相对省劲和条理。

1.各种文件材料用习近平4纸,尺寸为:210 mm×297 mm。现在各单位都用这么大的纸了,一般不再用B5纸了。 统一纸张大小,整理的材料也会非常整齐。

2.每页下面设置页码,这样一份材料页数比较多时,不容易乱;错了也好整理。

3.尽量双面印刷,节约纸张嘛!

4.有的学校在材料的上面钉起来。应该左侧装订(用2个钉,不要用1个或3个钉),各种材料放在一起,也便于像书一样翻阅。

5.有的学校材料,纸上满满的字,边距小,很难看。规范的是:公文用纸天头(上白边)为37 mm,公文用纸订口(左白边)为28mm,版心尺寸为156 mm×225 mm。 一般每面排22行,每行排28个字,并撑满版心。 当然,行数、页边距可以自己调整,为节约用纸,四边的留白可以窄一点。但太窄就难看啦。

6.很多学校的材料,可能不是一个办公室打印的,字体字号都不一样,放在一起,很乱。文件材料最基本的要求是材料的题目用2号小标宋体,正文3号仿宋体。 如果为节约纸张,不是正式重要的文件也可题目用小二号,正文用小三或四号,最小用小四号,不能再小了,再小累眼睛,也不美观。一个单位所有材料,字号字体应该统一。当然这是对学校来说,要知道政府机关的文件是丝毫不能打折扣滴。

7.很多学校的材料,没有发文标志。这个应该有,也就是常说的红头文件的“红头”。红头为“×××学校”或“×××学校文件” “红头”居中排布,上边缘至版心上边缘为35mm(也就是上面的页边距),推荐使用小标宋体,颜色为红色,以醒目、美观、庄重为原则。 当然,不是所有的文件都需要“红头”,但“红头”显得庄重和规范。比如,你给别的单位发一个信函,有“红头”显得重视和尊重别人。如果一般文件,打印红头还要彩色打印,用黑头也可以,但要知道规范的做法。学校内部发文也应该显得重视和规范。

8.比较重要的文件应有发文字号,编排在“红头”下空二行位置,居中排布。
年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份放在六角括号“〔〕”中;发文序号不加“第”字,不编虚位(1不编为01)。例如“××校字〔2020〕9号”

9.给上级的文件应该有发文字号和签发人。发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人(一般也就一个签发人)姓名处在同一行。 “签发人”三字加冒号和签发人姓名组成,居右空一字。“签发人”三字用3号仿宋体,姓名用3号楷体。

10.正文标题一般用2号小标宋体,标题比较长时,需要分两行或多行排布。回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排成梯形或菱形。

11.正文层次序数依次用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;第一层用黑体、第二层用楷体、第三、四层用仿宋体。

12.如有附件,在正文下空一行左空2字编排“附件”二字,后标冒号和附件名称。 如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序(如“附件:1. XXXXX”);附件名称后不加标点符号。 附件名较长需回行时,应当与上一行首字对齐。

13.有的学校落款时间还是用汉字。文件落款是学校名字、日期、印章。日期以前用汉字,现在是用阿拉伯数字将年、月、日标全。

14.开安全会要写会议纪要。纪要标志由“XXXXX纪要”组成,例如,“XXX学校XX会议纪要”。 纪要要标注出席、请假和列席人员名单,记叙会议内容。

15.请示的文件要注明联系人和联系电话,便于上级联系沟通。甚至其他文件必要的也要注明。

16.学校内部重要通知应该用红头和发文字号。例如,“关于成立防疫工作领导小组的通知”“关于印发岗位安全职责的通知”“关于印发XXX防疫应急预案的通知”等。 学校内部发的一般通知、向上交的总结、报告等可以不用发文字号,但最好用带学校名字的标头,排版也要规范。 除了格式的问题,还有以下问题需要注意:

17.学校发的文件多了,就会感觉凌乱。所以我们应该装订成册,这样便于学习和查阅,例如,有的学校叫做《XX学校防疫工作手册》。除了文字形式的材料外,其他表格、图文、流程类的材料也要注意排版的美观。

18.日常我们的很多材料都在不断完善,尤其对于防疫来说,是个新事物,认识新冠病毒有个过程,原来定的防控措施,后来发现不完善,甚至是错的。所以,我们看到卫健委等发布的防控工作指南,都是不断修订。例如《新型冠状病毒肺炎防控方案》修订到了第6版。我们学校也可以这样,如果学校发了个文件,后来发现原来的不完善,说收回废止都不好。那我们把文件列为防疫整理材料里,不断修订,修订了装订成册,新的接着发给大家,旧的留存作为工作的证据。例如:《XX学校防疫工作手册(或叫规范)》(第4版)

19.还发现有的学校师生疫情情况统计表,没标注时间。这当然不对。何时统计的当然应该在统计表上注明时间。

20.还有的学校防疫工作制度是泛泛而谈的要求,至于这些要求谁负责,怎么细化,没看到。所以呢,我们在精细上再下功夫。
这里是谈疫情防控的,当然,学校其他工作文件资料都应该规范整齐。

............试读结束............

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